Tư duy tự động hóa - Chìa khóa thành công
Chào mừng bạn đến với bài học quan trọng nhất trong toàn bộ khóa học này!
Bài này không phải về kỹ thuật, cũng không phải về công cụ n8n, mà là về tư duy - cách bạn nhìn nhận và tiếp cận công việc.
Nếu các bài trước là "What" (cái gì), thì bài này sẽ trả lời "How" (làm thế nào) để bạn có thể suy nghĩ như một chuyên gia tự động hóa.
Tự động hóa không chỉ là dùng công cụ, mà là cách suy nghĩ, tiếp cận mới về công việc. Nó giúp bạn "lười" hơn, nhưng lại đạt năng suất cao hơn.
Trong lập trình, khi nắm vững tư duy logic, bạn có thể học bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào.
Tương tự, sau khi nắm vững tư duy tự động hóa, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ nào (n8n, Make, Zapier, hay thậm chí viết code) để tự động hóa, nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc.
Tự duy tự động hóa - triết lý sống và làm việc
Hầu hết mọi người khi gặp công việc khối lượng lớn, sẽ chỉ nghĩ đến cách giải quyết:
- ❌ Làm sao để tôi làm việc nhanh hơn?
- ❌ Dùng tool gì để giải quyết việc này?
- ❌ Phải bỏ ra nhiều thời gian hơn!
Tư duy tự động hóa sẽ giúp bạn nhìn nhận công việc từ góc độ khác:
- ✅ Tại sao phải làm việc này thủ công?
- ✅ Máy móc/AI có thể làm việc này tốt hơn tôi không?
- ✅ Nếu dành 1 giờ cho việc tự động hoá, tôi có thể tiết kiệm bao nhiêu giờ trong tương lai?
- ✅ Thời gian tiết kiệm được, tôi có thể làm gì có giá trị hơn?
Cảnh báo: Tất nhiên, không phải công việc nào cũng có thể tự động hoá:
- Bạn phải tự tay làm để hiểu rõ, nâng cao nghiệp vụ, nắm vũng quy trình trước
- Có thể tự động tổng hợp thông tin, tìm kiếm dữ liệu, làm báo cáo... Nhưng người thuyết trình, nộp báo cáo, chịu trách nhiệm cuối cùng chính là bạn!
- Nên cẩn trọng khi tự động hoá những mảng liên quan tới con người, tiền bạc (từ chối ứng viên, đuổi việc, từ chối khoản vay, ...)
Ba điểm quan trọng của tư duy tự động hóa
1. Tư duy hệ thống
Thay vì nhìn công việc như những task riêng lẻ, bạn nên nhìn chúng như một quy trình liên kết, với đầu vào, đầu ra rõ ràng.
Ví dụ, thay vì nghĩ "tôi cần gửi email chốt lịch cho khách", bạn sẽ nghĩ nó thành một quy trình như sau:
- 📋 Tóm tắt quy trình: Email đến → Phân loại → Trích xuất thông tin → Cập nhật Excel Sheet → Gửi phản hồi → Tạo task follow-up trên Google Calendar
- 📥 Đầu vào: Email đến
- 📤 Đầu ra: Email chốt lịch, Excel Sheet đã cập nhật, Event trên Google Calendar
Sau khi xác định được đầu vào, đầu ra, việc còn lại chỉ là tìm cách tự động hóa quy trình này. (Cũng không khó lắm, chỉ việc kéo thả, không cần viết tốn dòng code nào đâu!)
Về việc phân tích quy trình, bọn mình sẽ học kĩ hơn ở bài tiếp theo.
2. Hiểu điểm mạnh/điểm yếu của con người và AI
Đây là những việc mà máy móc chưa thể bằng bạn, và cũng khó mà thay thế được bạn:
- Sáng tạo, lên ý tưởng, lựa chọn ý tưởng
- Lên kế hoạch, lập chiến lược, ra quyết định
- Xây dựng quan hệ với khách hàng, cấp trên, đồng nghiệp
- Học hỏi kỹ năng mới, phát triển bản thân
Tuy nhiên, AI sẽ giỏi hơn chúng ta trong những việc sau:
- Xử lý nhiều dữ liệu, tính toán từ nhiều nguồn
- Làm việc lặp đi lặp lại, không chán hay mệt mỏi
- Không quên, không tụt mood, không sai sót do tâm trạng (Generative AI thì vẫn bị sai sót, cần kiểm tra nhé!)
- Tốc độ nhanh, hoạt động 24/7
Nắm được những điểm này, bạn sẽ biết những phần nào trong quy trình có thể tự động hoá, phần nào vẫn cần sự có mặt của con người.
Nên nhớ, mục đích của việc tự động hoá là tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, không phải thay thế con người.
3. Tập trung vào giá trị - Liên tục cải tiến
Trong thời đại AI hiện tại, thời gian của bạn rất quý giá.
Trong phần lớn trường hợp, bỏ ra 1 tiếng để xây dựng qui trình tự động hoá sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian ( từ vài tiếng mỗi tuần đến vài chục tiếng mỗi tháng) trong tương lai.
Tất nhiên, xây dựng xong quy trình chưa phải là hết. Bạn sẽ bắt đầu chạy thử quy trình đó trong thực tế.
Sau khi quy trình bắt đầu hoạt động, bạn phải tự hỏi "Có cách nào tốt hơn không?", và bắt đầu đo lường hiệu quả của nó (có thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian hay không, hay mất thời gian hơn, chất lượng công việc ra sao.)
Dựa vào đó, bạn sẽ phải điều chỉnh và tối ưu quy trình (Hoặc bỏ luôn nếu chất lượng không tốt, hoặc đập đi xây cái mới.)
📈 Hành trình từ thủ công đến tự động hoá
Thông thường, khi mới bắt đầu học, các bạn sẽ trải qua những cấp độ sau:
🔧 Làm việc thủ công
- Làm việc theo thói quen, không suy nghĩ nhiều về cách tối ưu hóa quy trình
- Chấp nhận việc này phải làm thủ công mà không tìm hiểu giải pháp thay thế
- Tập trung vào hoàn thành công việc thay vì làm sao để làm hiệu quả hơn
- Thường xuyên phàn nàn về công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán
👁️ Nhận thức quy trình
- Bắt đầu nhận ra những công việc lặp lại và tự hỏi mình đang lãng phí thời gian?
- Tự hỏi tại sao phải làm như vậy? và có cách nào khác không?
- Tìm hiểu về các công cụ hỗ trợ như Excel Macro, Template, Shortcut, n8n...
- Bắt đầu ghi chép lại quy trình làm việc để phân tích
🤖 Tư duy tự động hóa
- Luôn nhìn công việc với góc độ **làm sao để máy móc có thể làm thay mình(())
- Thiết kế quy trình "automation-first", nghĩ về tự động hóa ngay từ đầu
- Suy nghĩ về hiệu quả dài hạn thay vì chỉ giải quyết vấn đề trước mắt
- Đầu tư thời gian học công cụ để tiết kiệm thời gian trong tương lai
Tuy vậy, bạn cũng đừng coi thường bước làm việc thủ công nhé! Đây là bước vô cùng cần thiết để bạn hiểu rõ, nâng cao nghiệp vụ, nắm vũng quy trình trước khi tự động hoá.
Khi muốn tự động hoá cho một công ty, dự án, bạn cũng sẽ phải tìm hiểu xem mọi người đang làm việc như thế nào trước, rồi mới xây dựng tốt quy trình được.
Tạm kết
Trong chương này, chúng ta đã khám phá những nền tảng cốt lõi của tư duy tự động hóa.
Sau khi có nền tảng tư duy, ở bài sau, chúng ta sẽ đi sâu vào việc phân tích quy trình cụ thể:
- Nhận diện những công việc nên tự động hóa.
- Phân tích quy trình một cách chuyên nghiệp.
- Biết cách để đánh giá và đưa ra quyết định có nên tự động hóa hay không.