Tự động hóa là gì? Tại sao lại quan trọng?

Tự động hóa trong cuộc sống hàng ngày

Bạn có bao giờ dừng lại và nhìn xung quanh mình không?

Tự động hóa thực ra đã có mặt khắp nơi trong cuộc sống của chúng ta:

• Buổi sáng: Báo thức tự động đánh thức bạn mỗi sáng, không cần nhờ mẹ hay gấu
• Trên đường đi làm: Khi bạn phóng nhanh vượt ẩu, hệ thống tự chụp hình và gửi biên bản, không cần CSGT
• Tại văn phòng: Chấm công tự động bằng vân tay, không cần nhân viên điểm danh

Những việc này được thực hiện một cách tự động, không cần sự can thiệp của con người (hoặc rất ít, chỉ cần kiểm tra lại).

Nhờ vậy, ta có thể tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức cũng như chi phí bỏ ra.

Vậy, sẽ như thế nào nếu chúng ta áp dụng tư duy này vào công việc của mình?

Lợi ích của tự động hóa

Hãy nghĩ về những công việc lặp đi lặp lại mà bạn phải làm hàng ngày:

• Lấy dữ liệu từ email/trang web/ hoá đơn nhập vào Google Sheets
• Tổng hợp dữ liệu, gửi báo cáo hàng tuần với cùng một format
• Viết content, đăng content trên nhiều nền tảng (Facebook, Instagram, LinkedIn...)
• Kiểm tra và trả lời các tin nhắn khách hàng trên nhiều nền tảng (Zalo, Facebook, Instagram, ...)

Nếu bạn là sếp, bạn có thể để nhân viên làm cho mình, sau đó kiểm tra lại.

Hãy tưởng tượng, dù bạn chỉ là nhân viên, bạn vẫn có thể dùng tự động hoá để AI làm giúp mình, mình chỉ cần check lại là xong.

Ta dễ thấy những lợi ích của chúng:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất hàng giờ để hoàn thành, bạn chỉ mất vài phút để ra lệnh và kiểm tra kết quả
• Tập trung vào giá trị: Dành thời gian cho công việc sáng tạo, lên kế hoạch, lập chiến lược, những việc AI chưa làm tốt
• Dễ quản lý hơn con người: Máy móc không mệt mỏi hay tụt mood, không quên lịch hay cần đốc thúc. (Tuy nhiên, AI hiện tại lâu lâu vẫn có sơ sót, bạn vẫn cần phải kiểm tra lại lần cuối.)
• Làm việc 24/7: Hệ thống của bạn hoạt động ngoài giờ hành chính, ngay cả khi bạn ngủ. Tự động trả lời tin nhắn, đăng bài mà bạn không cần quản lý

Tự động hóa không thay thế con người. Nó là công cụ giúp ta nâng cao khả năng, tăng năng suất làm việc.

(Còn vì năng suất tăng, dẫn tới cắt giảm nhân sự lại là một câu chuyện khác nhe >.<!)

Sơ lược về tư duy tự động hoá

Vậy tư duy tự động hoá là gì? Nó là cách bạn suy nghĩ về công việc, về cách làm việc.

Thay vì hỏi "Làm sao tôi có thể làm việc nhanh hơn?", bạn sẽ đặt ra những câu hỏi sau:

• Việc nào có thể tự động hoá, việc nào nên làm thủ công.
• Làm sao để máy móc làm việc này giúp tôi?
• Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiều thời gian?

Để dễ hiểu hơn, ta có thể xem xét một ví dụ thực tế sau: Bạn là một nhân viên hỗ trợ chăm sóc khách hàng, xác nhận đơn hàng qua email (hoặc bạn là chủ shop bán hàng online luôn).

Quy trình công việc trước khi tự động hoá

1. Nhận email đặt lịch hẹn từ khách hàng
2. Sao chép thông tin (tên, email, số điện thoại, thời gian) vào Google Sheets để thống kê
3. Gửi thông báo cho team qua Slack hoặc Zalo
4. Tạo reminder trong Notion và Google Sheets
5. Gửi email xác nhận lại cho khách hàng

Bạn mất 15-20 phút cho mỗi khách hàng. Nếu mỗi ngày hệ thống nhận được 40 khách hàng, bạn sẽ mất ~10 tiếng chỉ để trả lời.

Tư duy những việc có thể tự động hoá, nên tự động hoá

1. Việc nào có thể tự động hoá, việc nào nên làm thủ công:

• 🤖 AI có đọc thông tin từ email, trích xuất tên, email, số điện thoại
• 🤖 n8n có thể tự động sao chép thông tin vào Google Sheets, gửi thông báo trên Slack, Zalo, update Notion
• 🤖 AI có thể soạn thảo email xác nhận cho khách hàng
• 🧑‍🦲 Bạn vẫn cần đọc và check lại email trước khi bấm Gửi (Để đề phòng AI soạn email sai)

2. Làm sao để máy móc làm việc này giúp tôi?

   Sử dụng AI và n8n (sẽ học ở bài sau)

3. Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiều thời gian?

   ~10 tiếng/ngày

Quy trình (Workflow) công việc sau khi tự động hoá

1. Email đến → n8n tự động xử lý
2. AI tự động trả lời, tự động sao chép thông tin vào Google Sheets, gửi thông báo trên Slack, Zalo, update Notion
3. Tất cả các bước trên diễn ra trong 30 giây
4. Bạn chỉ cần kiểm tra email trước khi bấm gửi, kiểm tra kết quả cuối ngày

Các bạn thấy đấy, áp dụng tự động hoá giúp bạn tiết kiệm được 10 tiếng mỗi ngày. Khách hàng chỉ phải chờ 30s thay vì 10 phút. Hệ thống cũng có thể hoạt động 24/7, không cần chờ tới giờ hành chính.

Bài tập thực hành

Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy thực hiện bài tập nhỏ này:

1. Quan sát và ghi chú: Trong 1 ngày làm việc, hãy ghi lại 5 công việc lặp đi lặp lại mà bạn thường làm
2. Phân tích thời gian: Ước tính thời gian bạn dành cho mỗi công việc đó
3. Tưởng tượng: Nghĩ xem làm thế nào để tự động hóa những công việc đó

Ví dụ:

• Công việc: Kiểm tra email và tạo task trong Trello.
• Thời gian: 30 phút/ngày
• Ý tưởng tự động hóa: Email quan trọng tự động tạo card trong Trello

Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu hình thành tư duy tự động hóa - nền tảng quan trọng nhất cho hành trình này!

Tạm kết

Nghe cũng hay đúng không !? Nhưng làm sao để tự động hóa những công việc đó?

Liệu bạn có cần phải biết viết code (Python/JavaScript) hay cài đặt đủ thứ linh tinh phức tạp gì không? Có cần phải học AI từ đầu không?

Rất may mắn, hiện tại có những công cụ rất mạnh, giúp bạn có thể xây dựng quy trình (workflow) tự động hóa bằng cách kéo thả, có khi còn dễ hơn viết Excel luôn!

Ở những bài sau, chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ hơn về n8n - một công cụ xây dựng workflow tự động hoá, mà chúng ta sẽ dùng trong suốt khoá học nhé!